Benchmarkundersøkelsen 2023

Fremtidens effektive økonomifunksjoner

Lorem ipsum
  • 06/12/23

Hva skiller de beste økonomifunksjonene fra resten? For fjerde gang har vi gjennomført en benchmarkundersøkelse av effektive økonomifunksjoner. I år har over 60 norske virksomheter deltatt, og vi har samlet mer enn 6500 datapunkter. Få innsikt i hva som skal til for å bli en effektiv økonomifunksjon og virksomhetens strategiske forretningspartner.

Større krav til hva økonomifunksjonen skal levere

Parallelt med den omveltende teknologisk utviklingen verden står ovenfor, preges dagens situasjon også av geopolitiske spenninger og endringer i det regulatoriske landskapet. I tillegg ser vi at høye renter, treg økonomisk vekst, klimautfordringer, demografiske skifter og voksende sosial ulikhet, kompliserer bildet ytterligere.

Dermed er det avgjørende at økonomifunksjoner klarer å bidra med innsikt som støtter operasjonelle beslutninger, og samtidig posisjonerer seg for å utnytte fremvoksende teknologier effektivt. For å oppnå dette er det nødvendig å vite hva mulighetsrommet er i dag. Hvor effektivt drifter de beste økonomifunksjonene? Og hvordan får de det til? 

Marianne Brusdal smiler mot kamera

Resultatene viser at det er et stort potensial for forbedring i de norske økonomifunksjonene, sier Marianne Brusdal, partner og leder for CFO Solutions.

Fem hovedfunn: hva kjennetegner de beste?

En ende-til-ende prosesstilnærming, sammen med en dedikert prosesseier, er grunnleggende for å sikre en god prosessflyt. Gjennom et totalt prosesseierskap må man løfte blikket og se prosessen som helhet, noe som vil bidra til å oppdage flaskehalser og avdekke muligheter for effektivisering og automatisering av prosessen. Ved at noen har eierskap til prosessen med nødvendig myndighet til å foreta endringer, tilrettelegges det for at prosessens mål blir definert og fulgt opp, og øker sannsynligheten for å raskt kunne avdekke og håndtere eventuelle avvik. 

Standardiserte prosesser og etterlevelse av rutiner reduserer risikoen for feil og mangler, og sørger for forutsigbarhet og kvalitet. I tillegg er det en fasilitator for bedre internkontroll på tvers av funksjoner. Gjennom standardisering og godt dokumenterte rutiner sparer man tid og ressursbruk, og gjør virksomheten mindre personavhengig.

Gjennom tydelig definerte roller og ansvar reduseres usikkerheten i prosessen, og dermed sannsynligheten for at noe glipper eller at dobbeltarbeid skal forekomme. Samtidig tilrettelegges det for større grad av autonomi, samarbeid og eierskap. De ansatte ansvarliggjøres for deres prestasjon og resultater, noe som reduserer risikoen for feil. I tillegg gir det et insentiv til den enkelte å sette klare mål for personlig og faglig utvikling, noe som hever produktiviteten og kvaliteten på sikt.

Når de andre suksessfaktorene er på plass, er grunnlaget lagt for å på best mulig måte utnytte tilgjengelig teknologi. Digitale verktøy har i en årrekke tatt over standardiserte rutineoppgaver og prosesser. Gjennom å utnytte potensialet i ERP-systemene og andre teknologiske verktøy, er det potensial for store kostnadsbesparelser. I tillegg har kunstig intelligens og maskinlæring vist oss at også analyser, prognoser og beslutningsstøtte kan automatiseres. Økonomifunksjonen kan da rette fokuset mot fremtiden, og benytte tiden på å gi innsikt og beslutningsstøtte.

Dagens globale trender endrer drastisk hvilke roller og hvilken kompetanse som kreves for å forbli konkurransedyktige. Fremover vil det stilles høyere krav til fremtidens arbeidstakere, spesielt med tanke på ny teknologi og ESG-rapportering. Det er derfor sentralt for økonomifunksjonen å se fremtidens kompetansebehov, og investere i sine ansatte slik at de kan fylle fremtidens krav.

De beste er fire ganger så kostnadseffektive som gjennomsnittet

Vår analyse viser vesentlige forskjeller mellom de mest effektive økonomifunksjonene og de som er på gjennomsnittet. Resultatene indikerer at de beste 25 % er over tre ganger så kostnadseffektive som medianen, og fire ganger så kostnadseffektive som den gjennomsnittlige økonomifunksjonen i utvalget.

Vår analyse viser vesentlige forskjeller mellom de mest effektive økonomifunksjonene og de som er på gjennomsnittet. Resultatene indikerer at de beste 25 % er over tre ganger så kostnadseffektive som medianen, og fire ganger så kostnadseffektive som den gjennomsnittlige økonomifunksjonen i utvalget.

Hvordan definerer vi de beste?

For å identifisere de beste økonomifunksjonene har vi brukt et anerkjent mål på kostnadseffektivitet. Dette målet beregnes ved å se på de totale kostnadene til å drifte økonomifunksjonen i forhold til virksomhetens samlede omsetning.

Figuren nedenfor viser kostnadseffektiviteten til virksomhetene som deltok i benchmarkundersøkelsen. 

Det er verdt å merke seg at virksomhetenes bransje har betydelig påvirkning på dette målet. For eksempel drar varehandel, som ofte har høye transaksjonsvolum og lave marginer, nytte av stordriftsfordeler og et høyt press på kostnadsreduksjon. Finansinstitusjoner har derimot høyere driftskostnader grunnet bransjens særegne krav og reguleringer. Figuren nedenfor viser hvordan kostnadseffektivitet varierer på tvers av bransjer. 

Når vi ser på trenden fra benchmarkundersøkelsen i 2018, ser vi en generell forbedring i kostnadseffektivitet for samtlige virksomheter. Imidlertid har de beste oppnådd en relativt større forbedring på 38 %, sammenlignet med gjennomsnittets 26 %. Vår erfaring tilsier at teknologi har vært den største driveren for kostnadseffektivitet i perioden fra 2018 til 2023.

Benchmarkundersøkelsen 2023

Få hele innsikten

Last ned (PDF of 3.25mb)

Definerte roller og ansvar reduserer tidsbruk

Effektiv drift og utnyttelse av teknologi avhenger i stor grad av organisasjonsstrukturen og rollene i økonomifunksjonen. Årets resultater viser at det er svært viktig med en tydelig definert ansvarsfordeling og formaliserte rollebeskrivelser. Det hjelper de ansatte å vite hva de skal gjøre og hvem som gjør hva. Dette fører til bedre regnskapskvalitet og reduserer tiden brukt på feilretting. Det speiler seg i resultatene, da bedriftene som opplyser at de har klare ansvarsområder er mer kostnadseffektive enn de andre virksomhetene.

Ved å gjøre feil i regnskapet, ender man opp med å gjøre den samme oppgaven tre ganger: én gang feil, én gang for å rette opp og én gang riktig.

Analysen viser også at de beste økonomifunksjonene organiserer seg med en ende-til-ende prosesstilnærming og benytter seg av dedikerte prosesseiere.

En prosesseier har ansvar for en prosess fra A til Å, og skal ha kontinuerlig fokus på forbedring av prosessen. I tillegg fungerer den som et bindeledd mellom økonomifunksjonen og andre berørte avdelinger

Riktig kompetanse er en forutsetning for modernisering og effektivisering av økonomifunksjonen

En forutsetning for å modernisere og effektivisere økonomifunksjonen, er å ha riktig kompetanse blant sine medarbeidere. 

Respondentene i årets benchmarkundersøkelse tok stilling til hvorvidt medarbeiderne har riktig kompetanse for å løse dagens og fremtidens oppgaver. Et betydelig flertall av respondentene (91 %) var enige, enten delvis eller helt, i at de ansatte i økonomifunksjonen har nødvendig kompetanse for å håndtere nåværende oppgaver. Imidlertid observerer vi en nedgang i tillit til kompetansen på lengre sikt, da andelen ”helt enige” reduseres fra 63 % til 43 %, samtidig som andelen som er ”helt uenige” øker fra 0 % til 5 %. Dette indikerer en viss bekymring blant respondentene rundt hvorvidt den eksisterende kompetansen vil være tilstrekkelig for å møte fremtidige utfordringer.

Innenfor arbeidsstyrke og kompetanse ser vi at de beste 25 % i større grad er helt eller delvis enig i spørsmålene ovenfor. Deres medarbeidere som har ikke bare kompetanse til å møte dagens behov, men også morgendagens utfordringer. I tillegg ser vi at de beste 25 % i større grad jobber systematisk med de ansattes kompetanseheving relatert til systemer. Vi ser at det brukes mye ressurser på å finne og implementere nye systemer, men mange glemmer å gjennomføre kompetanseheving. Det er vesentlig at de ansatte kjenner mulighetsrommet til systemet for å utnytte dens fulle potensial.

Tydelig sammenheng mellom standardiserte prosesser og kostnadseffektivitet

Et viktig element for å oppnå prosessforbedring og automatisering er standardisering, spesielt i sammenheng med bruk av teknologiske verktøy. Resultatene fra undersøkelsen viser tydelig sammenheng mellom fokus på standardiserte prosesser i økonomifunksjonen og kostnadseffektivitet. De beste 25 % har i snitt 15 % høyere grad standardisering.

Med standardisering mener vi å utføre en aktivitet slik at den gjennomføres på samme måte hver gang, uavhengig av når og hvem som utfører aktiviteten.

ERP-system og teknologiske verktøy spiller en sentral rolle for kostnadseffektivitet

Analysen avdekker flere interessante funn relatert til ERP-systemer:

  • Virksomheter som ikke har tatt i bruk funksjonaliteten i ERP-systemet fullt ut, og har stor grad av manuelle arbeidsoppgaver i transaksjonshåndteringen, er mindre kostnadseffektive.
  • Økonomifunksjoner som har helintegrert sitt ERP-system med andre systemer eller bruker en fullverdig ERP-løsning, er i snitt mer kostnadseffektive enn økonomifunksjoner som ikke har det.
  • Analysen finner derimot ingen indikasjon på at et ERP-system er overrepresentert blant de beste 25 %. Dette tyder på at det ikke nødvendigvis er avgjørende hvilket system man velger, men hvordan man bruker det.

Når det gjelder andre teknologiske verktøy, ser vi at virksomheter som benytter et innkjøpsordresystem er mer effektive, enn virksomheter som ikke gjør det. I tillegg er det en positiv sammenheng mellom kostnadseffektivitet og andel inngående fakturaer tilknyttet innkjøpsordre. Dette samsvarer godt med vår erfaring; de som benytter innkjøpsordre bruker både mindre tid på å behandle inngående faktura, og gjør gjennomgående mindre feil i prosessene, noe som reduserer tidsbruken ytterligere.

Innenfor lønn observerer vi at de som har et integrert lønnssystem, og utnytter det effektivt, produserer lønnsslipper til halvparten av prisen som resten av utvalget. I tillegg ser vi at de bruker en relativt større andel av de totale lønnskjøringskostnadene på system. Analysen tyder derfor på at det lønner seg å investere i gode lønnssystemer som muliggjør gode prosesser for lønnskjøring, og at dette totalt sett kan minimere ressursbruken for lønnskjøring.

Benchmarkundersøkelsen 2023

Få hele innsikten

Last ned (PDF of 3.25mb)

Viktig å være en strategisk forretningspartner

For å kunne tilpasse seg et stadig mer komplekst forretningsmiljø, er det viktig at økonomifunksjonen blir en strategisk forretningspartner for driften. Dette betyr at økonomifunksjonen må produsere god styringsinformasjon, som kjennetegnes av at den er både relevant og tidsriktig. Det blir da nødvendig å bruke mer tid på analyse og beslutningsstøtte og mindre tid på transaksjonshåndtering, samt redusere den totale rapporteringstiden. 

Vi ser stor variasjon i rapporteringstid blant virksomhetene i benchmarkundersøkelsen. De beste 25 % bruker kun 2 virkedager fra bøkene er lukket til ledelsesrapporteringen er gjennomført, i motsetning til 5 virkedager for gjennomsnittet. Videre viser resultatene at:

  • Virksomheter som har en skriftlig plan for periodeavslutningen, med tydelige roller, ansvarsfordeling og tidsfrister, er mer kostnadseffektive enn de som ikke har det.
  • Virksomheter som benytter et egnet rapporteringsverktøy fremfor Excel er mer kostnadseffektive.
  • Virksomheter som opplever god kvalitet på regnskapstallene er mer kostnadseffektive enn virksomhetene som opplever at kvaliteten er dårlig og som bruker mye tid på retting av feil.

I tillegg ser vi en tydelig sammenheng mellom kostnadseffektivitet og bruk av ulike BI-verktøy; virksomheter som benytter det for å ta datadrevne beslutninger er mer kostnadseffektive. Vi ser at Microsoft PowerBI er det desidert mest brukte BI-verktøyet, også blant de beste 25 % virksomhetene. Samtidig viser resultatene at nesten 1 av 5 økonomifunksjoner ikke bruker noen form for BI-verktøy.

Videre viser undersøkelsen at BI-verktøy i størst grad blir brukt til rapporteringsformål, løpende oppfølging av KPI-er, forecasting og budsjettering. Samtlige av de 25 % mest effektive økonomifunksjonene benytter BI-verktøy i forbindelse med rapporteringsformål. Ved å integrere BI i finansiell rapportering, kan virksomheten forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og dybden i sine rapporter, noe som gir et solid fundament for økonomiske og strategiske beslutninger.

De beste 25 % bruker kun 2 virkedager fra bøkene er lukket til ledelsesrapporteringen er gjennomført, i motsetning til 5 virkedager for gjennomsnittet.

Økonomifunksjonen bør ha en rolle i ESG-rapporteringen

Innføringen av Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gjør at mange virksomheter må rapportere på tolv standarder som tar for seg viktige temaer innenfor pilarene Environmental, Social and Governance, med krav om at rapporteringen skal være av samme kvalitet som finansiell data.

67 %

av virksomhetene i undersøkelsen rapporterer på noe bærekraftsrelatert i dag.

Hva det rapporteres på innenfor bærekraft varierer, og kan være alt fra én halv side i årsrapporten om hvordan man forholder seg til ESG, til en omfattende rapport som inngående tar for seg hver av pilarene E, S og G. Samtidig blir omtrent 60 % av virksomhetene i undersøkelsen rapporteringspliktig i henhold til CSRD enten i 2024 eller 2025. Av disse har omtrent halvparten gjennomført en vesentlighetsanalyse.

Prosessen fra omtrent ingen rapporteringsstruktur, til å være i stand til å levere en bærekraftsrapportering i henhold til CSRD, vil ta omtrent 18 måneder.

Basert på resultatene fra benchmarkundersøkelsen kombinert med vår erfaring, ser vi at de som har kommet lengst når det gjelder bærekraftsrapportering kjennetegnes av at de:

  • Rapporterer på bærekraft i dag
  • Har gjennomført vesentlighetsanalyser
  • Har en delvis automatisk innsamling av bærekraftsdata
  • Har gitt eller planlegger å gi økonomifunksjonen ansvaret for bærekraftsrapporteringen

Vår erfaring tilsier at det er naturlig at økonomifunksjonen blir involvert i ESG-rapporteringen, da den eksisterende kunnskapen i økonomifunksjonen vil være avgjørende for å sette fart på og sikre kvalitet i bærekraftsrapporteringen. I virksomhetene som er mindre modne innenfor bærekraftsrapportering, ser vi at de enda ikke har involvert økonomiavdelingen.

Benchmarkundersøkelsen 2023

Få hele innsikten.

Last ned rapporten (PDF of 3.25mb)

Ønsker du også mer effektive økonomifunksjoner?

Vi tilbyr skreddersydde løsninger for drift og økonomistyring.

Kontakt oss

Marianne Brusdal

Partner l Nasjonal leder for CFO Solutions, Oslo, PwC Norway

+47 952 60 702

Kontakt meg

Marianne Kurås

Direktør | CFO Solutions, Oslo, PwC Norway

+47 464 13 514

Kontakt meg