Nye tilgangskrav for merverdiavgift fra 2027

Gamle fullmakter må gjennomgås

Overgangen til ny tilgangsstyring i Altinn innebærer at fullmakter som tidligere lå i roller, erstattes av tilgangspakker og nye enkelttjenester. For mva-tjenestene beskriver Skatteetaten hvilke tilgangspakker som kreves for den enkelte oppgaven.

Altinn opplyser at fullmakter gjennom gamle roller slutter å virke senest 31. desember 2026, og at enkelte tjenester kan kreve nye fullmakter tidligere. Vi erfarer allerede nå at gamle roller har sluttet å virke. Virksomhetene bør derfor starte gjennomgangen nå. At en medarbeider fortsatt kommer inn i en tjeneste, er ikke i seg selv en bekreftelse på at tilgangen vil fungere etter nyttår.

Hvem kan levere mva-meldingen

For å fylle ut og sende inn mva-meldingen oppgir Skatteetaten to alternative tilgangspakker: «Merverdiavgift» og «Regnskapsfører med signeringsrettighet». Tilgangspakkene «Ansvarlig revisor», «Revisormedarbeider» og «Regnskapsfører uten signeringsrettighet» gir adgang til å fylle ut meldingen, men ikke til å sende den inn. 

Virksomheten bør derfor avklare hvem som skal utarbeide meldingen, og hvem som skal stå for innsendingen. Ved arbeidsdeling mellom økonomiavdelingen og en ekstern regnskapsfører må tilgangene støtte begge ledd i prosessen.

Registrering og kontonummer krever egen oppmerksomhet

For å fylle ut og sende inn søknad om registrering i Merverdiavgiftsregisteret kreves tilgangspakken «Merverdiavgift». Her gir «Regnskapsfører med signeringsrettighet» bare adgang til å fylle ut søknaden. Det samme gjelder «Regnskapsfører uten signeringsrettighet», «Ansvarlig revisor» og «Revisormedarbeider».

En regnskapsfører kan dermed ha tilgang til å sende inn den løpende mva-meldingen, men mangle tilgang til å sende en registreringssøknad. Virksomheter som skal registreres, bør derfor avklare hvem som kan fullføre søknaden for å unngå forsinkelser med registreringen. 

Skatteetaten krever også tilgangspakken «Merverdiavgift» for å endre kontonummer for utbetaling av merverdiavgift til gode. Tilgangspakken gir tilgang til alle tjenestene som ligger i pakken, og ikke bare til enkeltoppgaver. Ved tildeling av pakken bør virksomheten derfor vurdere hvilke oppgaver mottakeren skal utføre, og hvilke interne kontroller som skal gjelde for kontoendringer.

Hvem får tilgang automatisk?

Tilgangspakken «Merverdiavgift» tildeles automatisk til personer med enkelte forhåndstildelte roller i virksomheten, eksempelvis daglig leder og styreleder. For norskregistrerte utenlandske foretak (NUF) tildeles tilgangspakken automatisk til personer som er registrert som kontaktperson, norsk representant og forretningsfører i Enhetsregisteret.

For andre virksomheter gir roller som styremedlem, nestleder, kontaktperson og forretningsfører som hovedregel ikke automatisk fullmakt i nye Altinn. Flere av disse rollene har tidligere gitt tilgang til tjenester gjennom Altinn-roller, for eksempel «Utfyller/innsender», men disse tilgangene forsvinner når de gamle rollene fjernes. Har slike personer håndtert mva-oppgaver, må de få tilgangspakken «Merverdiavgift» delegert. Det er derfor viktig å skille mellom tilgang som følger av en registrert rolle i virksomheten, og tilgang som tidligere er delegert i Altinn. Det bør kontrolleres at personen som faktisk håndterer oppgavene, har nødvendig tilgang.

Også for regnskapsførere har registreringen i Enhetsregisteret betydning. Er regnskapsføreren registrert der, er regnskapsførerfullmaktene i utgangspunktet videreført automatisk som tilgangspakker. Fullmakter som er gitt utover registreringen, må imidlertid gis på nytt. Har for eksempel en ekstern regnskapsfører fått rollen «Regnskapsmedarbeider» i Altinn uten å være registrert som regnskapsfører i Enhetsregisteret, faller denne fullmakten bort. Virksomheten bør derfor kontrollere at regnskapsføreren er registrert i Enhetsregisteret, eller sørge for at regnskapsføreren får delegert nødvendige tilgangspakker. Selv der fullmaktene videreføres, gir de nye tilgangspakkene ikke nødvendigvis tilgang til nøyaktig de samme tjenestene som før.

Slik bør virksomheten forberede seg

Vi anbefaler at økonomiansvarlig og den som administrerer fullmaktene, gjennomgår tilganger og arbeidsdeling sammen før årsskiftet:

• Kartlegg behovene. Hvem skal kunne sende mva-meldinger, registreringssøknader og endre kontonummer. Avklar også hvem som skal overta ved fravær.
• Kontroller fullmaktene i Altinn. Velg riktig virksomhet og gå til «Tilgangsstyring» og «Se dine fullmakter». Den enkelte ser egne fullmakter under «Se dine fullmakter», mens den som administrerer fullmakter, kan kontrollere andres tilganger under «Brukere».  Kontroller både tilgangspakker og enkelttjenester, ikke bare de gamle rollene.
• Be om manglende tilganger. I fanen «Tilgangspakker» kan brukeren søke etter pakken og velge «Be om fullmakt». Ifølge Altinn må forespørselen godkjennes av en med fullmakten «hovedadministrator». Daglig leder, styreleder og innehaver er automatisk hovedadministrator. Alternativt kan fullmakten gis direkte av en som har tilgangspakken «Tilgangsstyrer» og selv har den aktuelle tilgangspakken eller tjenesten.
• Avklar tilgangen med regnskapsfører og systemleverandør. Dersom meldingen sendes fra et regnskapssystem, bør virksomheten kontrollere at systemtilgangen i Altinn er satt opp og har de nødvendige fullmaktene.
• Kontroller at arbeidsdelingen fungerer. Sørg for at den som skal sende inn har riktig tilgang og dokumenter hvem som har ansvar for å følge opp eventuelle mangler.

Hvordan PwC kan bistå

Overgangen til tilgangspakker er en anledning til å gjennomgå hvem som håndterer virksomhetens merverdiavgift, og hvilke fullmakter de trenger. Etter vårt syn bør tilgangene ses i sammenheng med arbeidsdelingen og rutinene for mva-rapportering. En gjennomgang før årsskiftet kan redusere risikoen for at manglende fullmakter forsinker registrering eller innsending.

Enten virksomheten håndterer merverdiavgiften internt eller benytter en ekstern regnskapsfører, kan PwC bistå med å kartlegge hvilke tilganger de ulike oppgavene krever, avklare ansvarsfordelingen og gjennomgå rutinene for rapportering. Vi kan også bistå med registreringssøknader og mva-meldinger når nødvendige fullmakter er på plass.