Riktig og god bruk av elektroniske pasientjournaler (EPJ) kan gjøre kommunale helsetjenester tryggere og mer effektive. Her er tre suksesskriterier som hjelper dere med å unngå fallgruver, få opp farta og ta ut gevinster når dere skal anskaffe og innføre nye EPJ-systemer.
EPJ er en viktig del av den digitale grunnmuren i helsesektoren og legger til rette for nye måter å jobbe på. Det kan bidra til å redusere mangelen på kapasitet og kompetanse hos helsepersonell.
Liss Johansen SandøPartner, PwCSamarbeid og kompetanse styrker kommunene i møte med nye EPJ-systemer
Kommunene står nå midt i en omfattende prosess med å anskaffe og innføre nye elektroniske pasientjournalsystemer (EPJ) i helse- og omsorgstjenestene. Mange kommuner har systemer som ikke fungerer optimalt eller kontrakter som er i ferd med å gå ut. Nye løsninger skal bidra til bedre håndtering av komplekse pasientbehov, økt samhandling og høyere effektivitet.
Anskaffelse og innføring av nye EPJ-systemer er krevende, både teknisk og organisatorisk, og stiller store krav til kompetanse og godt samarbeid. For å lykkes med dette arbeidet er det viktig at kommunene samarbeider, deler erfaringer og ressurser, og sikrer strukturert prosjektledelse. Slike felles grep gjør det mulig å oppnå bedre kvalitet og stordriftsfordeler. Moderne EPJ-systemer legger til rette for at kommunenes helse- og omsorgstjenester kan samhandle sikkert og effektivt med andre aktører i helsesektoren. I tillegg kan nye funksjoner, blant annet basert på kunstig intelligens, gi bedre støtte til fagpersoner, økt pasientsikkerhet og mer helhetlige tjenester for innbyggerne.
– Elektronisk pasientjournal er et viktig element i grunnmuren for trygg og effektiv helsehjelp. Når vi bistår i anskaffelse og innføring av nye EPJ systemer, legger vi til rette for å nå målene om smartere arbeidsmåter og bedre pasientbehandling, så dere kan levere tryggere og mer effektive tjenester, sier Liss Sandø Johansen, partner i PwC.
Vi har gjennom våre erfaringer identifisert tolv suksesskriterier for å sikre et vellykket EPJ-prosjekt.
Overgangen fra anskaffelse til innføring er kritisk
Å anskaffe og innføre et nytt EPJ-system kan være en krevende prosess, spesielt når flere kommuner samarbeider om felles løsninger. Vår erfaring viser at vellykket gjennomføring krever mer enn leverandørvalg og kontraktstildeling. Spesielt er overgangen fra anskaffelse til innføring kritisk. Mottaksorganisasjonen må ha kapasitet, kompetanse og tydelig styring. Dette gjelder særlig i kommunale samarbeid, der variasjon i dagens løsninger og arbeidsformer gjør planlegging og koordinering ekstra viktig.
Det er en vanlig misforståelse at ansvaret kan overføres helt til leverandøren så snart kontrakten er på plass. I praksis handler denne fasen om å bygge en robust mottaksorganisasjon som samarbeider tett med leverandøren gjennom migrering, testing, opplæring og endringsarbeid. Et aktivt samarbeid mellom ledelse, IT og fagpersoner er nødvendig for å skape en felles endringskultur og forberede organisasjonen på å ta i bruk den nye teknologien på en trygg og effektiv måte.
Tre suksesskriterier som må planlegges tidlig for å sikre vellykket innføring
Basert på våre erfaringer har vi laget tolv suksesskriterier som utgjør fundamentet for en vellykket EPJ-anskaffelse og innføring. Når kommunene går inn i innføringsfasen, trekker vi fram tre kriterier som krever fokus for å sikre suksess.
1. Bygg endringskultur fra start, slik at dere sikrer at det nye systemet blir tatt godt imot
Teknologi lykkes først når mennesker vil bruke den. En felles endringskultur er derfor avgjørende, spesielt i tverrkommunale prosjekter med ulike arbeidsmåter og prioriteringer. Det begynner med tydelig retning: Hvorfor endrer vi, hva betyr det for brukerne, og hvilke gevinster skal tas ut. Når ledelsen kommuniserer konsistent og står samlet, blir endringen tryggere og mer forutsigbar. Sett retning tidlig, og gjenta budskapet gjennom hele innføringen.
Tidlig involvering av fagmiljøene gir bedre løsninger. Klinikere og superbrukere bidrar til utforming av nye prosesser, og må få rom for øving før drift. Praktisk opplæring og korte læringsøkter skaper mestring. Felles språk og standarder for dokumentasjon gjør samarbeid enklere på tvers av kommuner. Kommuner som prioriterer denne forankringen, ser raskere at løsningen blir tatt i bruk, færre avvik og bedre brukeropplevelse.
2. Mål gevinster, selv når de er vanskelige å tallfeste
Å definere og måle gevinster i et tverrkommunalt EPJ-prosjekt kan være krevende, fordi mange av gevinstene handler om kvalitet, pasientsikkerhet og bedre samhandling, aspekter som ofte er vanskelige å måle direkte. Et godt utgangspunkt er å definere ønskede effekter og omsette dem til målepunkter som alle forstår. Kombiner kvantitative målinger (for eksempel redusert tidsbruk) med kvalitative vurderinger (for eksempel brukertilfredshet og opplevd kvalitet).
En felles nullpunktsmåling før innføring gir et tydelig utgangspunkt for å følge utviklingen over tid. Eierskap til målene i linjen, ikke bare i prosjektet, er avgjørende. Innsikten brukes aktivt i styring og forbedring. Tiltak justeres, læring deles og effekt synliggjøres. Når måling og oppfølging er en del av hverdagen, ser dere om EPJ faktisk leverer verdi, og hvor det er behov for å styrke innsatsen.
3. Kommunene må involvere seg i hele livsløpet til det nye systemet. Fra migrering av data til drift og forvaltning
Kommunene må engasjere seg i hele prosessen når de anskaffer og innfører nytt EPJ-system. Migrering av eksisterende data krever ofte mye arbeid. Dette handler om å overføre pasientdata fra det gamle systemet til det nye på en trygg måte. Denne prosessen krever at data kvalitetssikres, felles standarder etableres, og at datarensing samt kontrollpunkter sørger for at historiske feil ikke følger med videre. Særlig i tverrkommunale samarbeid er dette viktig, fordi ulike kommuner ofte benytter forskjellige datastrukturer og registreringspraksiser. Tidlig dialog om datakvalitet og eierskap er derfor essensielt for å lykkes.
Arbeid med EPJ slutter ikke når løsningen er tatt i bruk. Forvaltning av det nye systemet er like viktig og handler om den daglige driften, vedlikeholdet og videreutviklingen. Selv om kommunene tilrettelegges for endring og opplæring i innføringsfasen, er det først når systemet tas i bruk i praksis at stabile arbeidsprosesser, gode støttefunksjoner og tydelig ansvarsfordeling blir avgjørende. Mange samarbeid opplever utfordringer fordi rammer for forvaltning og budsjett for videreutvikling ikke er godt nok etablert. For at EPJ skal fungere best mulig over tid kreves derfor klare beslutningsveier, prioriteringer og forutsigbar ressursbruk.
I tillegg bidrar grundig testing og samordnet testledelse til at feil oppdages tidlig, og at både IT-personell og helsearbeidere sikrer at data fungerer slik den skal i praksis. Dette gir trygghet for alle involverte og reduserer risikoen når det nye systemet skal tas i bruk.
Sammenfattende er det derfor viktig at kommunene ikke bare lykkes med selve anskaffelsen og innføring, men også vektlegger strukturert forvaltning og videreutvikling for å hente ut full gevinst av det nye EPJ-systemet.
– Når vi bistår kommuner med anskaffelse og innføring av EPJ, legger vi til rette for smartere arbeidsmåter og bedre pasientbehandling, så dere kan levere tryggere og mer effektivt, sier Liss Johansen Sandø, partner i PwC.
Felles EPJ i Agder: 25 kommuner. Ett samarbeid
EPJ-prosjektet i Agder startet i Kristiansand og vokste raskt til et felles initiativ for 25 kommuner med 15 000 brukere og 330 000 innbyggere. Vi bisto med prosjektledelse, styring og rådgivning.
Regionen har flere digitale lokomotiver og ulike IKT-samarbeid (bl.a. stor-kommunen Kristiansand, og IKSene IKT Agder og DDV), samt kommuner utenfor disse. Ulikt systemlandskap og modenhet gjorde at det var et komplekst prosjekt å samle alle disse om en felles EPJ anskaffelse. Løsningen var tidlig etablering av styringsgruppe, klare roller og beslutningsregler, felles mandat og anskaffelsesstrategi, samt strukturerte arenaer der fag og IKT delte behov og krav. En nøytral fasilitator sikret balanse, mens partene beholdt eierskapet.
Resultatet er et solid grunnlag for felles anskaffelse og innføring av EPJ. Lærdommen er tydelig: Tidlig styring, tett samarbeid og kompromissvilje gir gevinst for hele regionen.
Anskaffelse av EPJ for et stort samarbeid som Agder er en prosess med svært høy kompleksitet. Da er det avgjørende at prosjektet har tilgang på profesjonell prosjektledelse med erfaring fra ledelse av sammenlignbare prosjekter, både når det gjelder størrelse, kompleksitet og sektor.
Hva kan vi hjelpe deg med?
- Navigere i leverandørmarkedet og nasjonale rammeverk
- Etablere profesjonell prosjektledelse
- Planlegge for helhetlig datadeling
- Etablere strukturert testledelse
- Sikre robust forvaltning og videreutvikling etter go-live
- Bygge anskaffelsesfaglig kompetanse
- Sikre brukerfokus
- Bygge endringskultur fra dag én
- Planlegge og realisere gevinster systematisk
- Bygge kultur for bruk av KI og automatisering
Navigere i leverandørmarkedet og nasjonale rammeverk
Vi gir råd om leverandørmarkedet og sikrer at anskaffelser følger relevante nasjonale krav og standarder, slik at valg av løsning blir trygg og riktig.
Etablere profesjonell prosjektledelse
Vi støtter organisasjonen i å etablere en god prosjektstyring med tydelige beslutningsveier og en effektiv oppfølging i gjennomføringsfasen.
Planlegge for helhetlig datadeling
Vi hjelper organisasjonen å planlegge og definere krav for sikker og effektiv datadeling med andre aktører i helsesektoren — for å legge grunnlaget for bedre samhandling.
Etablere strukturert testledelse
Vi etablerer og dutfører testledelse som sikrer kvalitet i systemene, avdekker feil tidlig, og reduserer risiko ved innføring.
Sikre robust forvaltning og videreutvikling etter go-live
Vi planlegger for drift, forvaltning og videreutvikling allerede før systemet tas i bruk — slik at struktur for ansvar, budsjett og prioriteringer er på plass når systemet tas i bruk.
Bygge anskaffelsesfaglig kompetanse
Vi styrker organisasjonens evne til å gjennomføre regelverkstilpassede og effektive anskaffelsesprosesser.
Sikre brukerfokus
Vi sikrer at brukernes behov er sentrale gjennom hele prosessen — fra kravstilling til testing og innføring — slik at løsningen blir tatt godt imot og brukt som tiltenkt.
Bygge endringskultur fra dag én
Vi støtter organisasjonen i å skape en kultur som omfavner endring — gjennom tydelig kommunikasjon, tidlig involvering av fagmiljøer og praktisk opplæring som skaper mestring.
Planlegge og realisere gevinster systematisk
Vi hjelper til å definere ønskede effekter, etablere nullpunktsmålinger, og måle gevinster både kvantitativt og kvalitativt — slik at verdiskaping blir synlig og styrt gjennom prosjektet.
Bygge kultur for bruk av KI og automatisering
Vi støtter organisasjonen gjennom omstillingen når KI og automatisering introduseres — gjennom tydelig kommunikasjon om gevinster, håndtering av motstand, og praktisk opplæring som øker aksepten for nye arbeidsformer.