Hvordan få mest ut av styringsgruppen i utviklingsprosjekter?

Ragnhild Stenvaagnes, manager i PwC, forteller at styringsgruppen tradisjonelt har blitt behandlet som passive beslutningstakere i prosjekter. - De får tilsendt saksunderlag, leser gjennom, uttaler seg i styringsgruppemøter og blir bedt om å ta beslutninger på prosjektets vegne ved milepæler, sier hun. 

Gjennom erfaringer fra en rekke prosjekter er PwC-kollegene overbevist om at det gir større verdi til prosjektet dersom styringsgruppen er aktive bidragsytere inn i arbeidet, gjerne gjennom hele prosessen.

Oppsidene er: 

• Økt engasjement, forståelse og støtte for prosjektet 
• Bedre og modigere retningsvalg 
• God utnyttelse av kompetansen til styringsgruppen 

Fem råd for å lykkes med aktiv involvering av styringsgruppen i utforskende prosesser

1. Sett sammen en tverrfaglige styringsgruppe med ulike nivåer
   I endringsarbeid er det klokt å ha et tverrsnitt av organisasjonen med i arbeidet, også i styringsgruppen. Ulike perspektiver, kompetanse og erfaringer er viktig når man skal tenke nytt. Inviter gjerne inn stemmer som normalt ikke har fått plass i styringsgrupper - unngå at den kun består av toppledere. Ha gjerne med ulike nivåer, brukernære ansatte, teknologikompetanse, toppledere og ansatterepresentanter.
2. Tenk personlig egnethet når styringsgruppen settes
   I utforskende prosjekter og innovasjonsarbeid trenger vi styringsgruppemedlemmer som er åpne for ideer, nysgjerrige, som deler sin entusiasme og som tør å stå i usikkerhet. Legg derfor vekt på personlig egnethet når styringsgruppen skal dannes.
3. La styringsgruppen bidra med sine innsikter og ideer
   Unngå at styringsgruppen “kun” blir et kontrollerende og bestillende organ for prosjektet. La de også bringe inn sine innsikter og refleksjoner til prosjektets kunnskapsgrunnlag. Vi ser alltid på hvert medlem i styringsgruppen som en person med verdifull erfaring og perspektiver. Hvilke innsikter har de fra før? Hvilke ideer har de underveis? Hvordan gjør vi det lett for dem å delta og bidra inn i prosessen?
4. Bruk styringsgruppen som aktive deltakere i arbeidsmøter
   Styringsgruppemøtene trenger ikke alltid være ordinære møter med saker til orientering og beslutning. Legg heller opp til godt fasiliterte arbeidsmøter der styringsgruppen tar del i oppgaver og diskusjoner. Inviter også gjerne med styringsgruppen inn i workshoper og viktige arbeidsmøter. Det gir dem bedre forståelse for innholdet og kjennskap til deltakerne i prosjektet, og de kan bidra aktivt inn med egen kunnskap og erfaring. 

5. Bruk styringsgruppene aktivt i retningsvalg 
   Ofte brukes styringsgrupper i hovedsak til å beslutte mandat og kontrollere prosjektets fremdrift. Særlig i utforskende prosjekter er det nyttig å la styringsgruppen være en aktiv del av prosjektets utvikling og retning. Tidlig i prosessen bruker vi styringsgruppemøtene mest til å involvere og orientere. Dette grunnlaget gjør at styringsgruppen er dypt nok inne i prosjektet,  til å kunne bidra med retningsvalg og prioriteringer når det trengs senere.

Vår erfaring er at dette er enkle grep som gir bedre kvalitet underveis i et utforskende, kreativt og brukerorientert prosjekt. Ikke minst, det gir god forankring og legger bedre til rette for videreføring og implementering.