Slik unngår du fallgruver i næringsleiekontrakter

De fleste aktører i eiendomsbransjen tar utgangspunkt i Norsk Eiendoms standarder ved inngåelse av næringsleiekontrakter. En standard er likevel bare et utgangspunkt, og bør tilpasses det aktuelle leieforholdet for å redusere risikoen for tvister og øke forutsigbarhet for partene. En god leieavtale vil også kunne øke eiendommens verdi.

Presis angivelse av leieobjektet

Upresis angivelse av leieobjektet kan skape utfordringer i leieperioden, ved fremleie og ved forlengelse av leieforholdet. Typiske punkter som ofte blir uteglemt er tilgang til utearealer, parkering, fellesarealer og lagringsplasser. Det bør defineres om leietaker har rett til eksklusiv bruk av slike arealer.

Ved definering av «leieobjektet» er det viktig med samsvar mellom det som står i leieavtalen og bilag. Det er viktig å kontrollere at eventuelle tegninger som det vises til, er oppdaterte og gir en korrekt beskrivelse av hva som defineres som leieobjektet, og at tegningene stemmer overens med avtaleteksten. Utleier bør også vurdere behov for fremtidige endringer av fellesareal og hensynta dette i kontrakten.

Tydelig beskrivelse av ansvaret for offentlige tillatelser

Standardens utgangspunkt er at det er utleier som er ansvarlig for at leieobjektet er godkjent for den bruk eller den virksomhet som er angitt i leiekontrakten. Dersom virksomheten som skal drives avviker fra offentlige godkjenninger, bør ansvaret for eventuelle tillatelser ligge hos den part som er nærmest til å bære en slik risiko, som oftest leietaker. For utleier vil det være viktig å sikre at han ikke sitter igjen med ansvaret for kostnadene med søknadsprosesser og endringstillatelser.

Nøyaktig angivelse av felleskostnader

Felleskostnadene er som regel opplistet i et vedlegg som ikke er uttømmende. Dette innebærer at det kan påløpe kostnader som ikke er inntatt i beregningen. Selv om slike kostnader fremstår som bagatellmessige, kan det over tid være snakk om betydelige beløp. Standarden inneholder ikke regulering av tidspunktet for avregning av felleskostnader. Dette skaper usikkerhet med tanke på hvor lang tid utleier kan bruke på avregningen, og hvor store avvik fra estimatet leietaker må kunne forvente. Utleiers varslingsplikt ved overskridelser er heller ikke inntatt i standarden. Ovennevnte forhold bør reguleres, for å skape større forutsigbarhet for begge parter. Dette er spesielt viktig i usikre økonomiske tider der marginene er små.

Utvidelse av leieperioden

I standardkontrakten har man foreslått to alternativer:

Forlengelse på samme vilkår
Forlengelse på samme vilkår, med unntak av at utleier kan kreve oppjustering til markedsleie dersom denne er høyere enn leien

Partene har full avtalefrihet til å avtale andre vilkår for fastsettelse av både markedsleie og øvrige kontraktsvilkår. Vår erfaring viser imidlertid at det er viktig med presis utforming av forlengelsesklausuler. Slike klausuler binder utleiers rådighet over eiendommen i lang tid, og kan ha uheldige utslag dersom man ikke er presis i formuleringene.

Partene bør være oppmerksom på forskjellen mellom forlengelsesrett og forhandlingsrett. Forhandlingsrett gir kun rett til å forhandle om forlengelse, men ingen plikt til å videreføre leieperioden. Partene vil i så fall være forpliktet til å føre lojale forhandlinger, noe både utleier og leietaker kan være godt tjent med. Utleier vil i forhandlinger ofte ha mulighet til å oppregulere leien til markedsnivå. Dersom partene avtaler at forhandlinger kan føres over noen utvalgte, men ikke samtlige, avtalevilkår, bør partene innta en klausul om hvordan vilkårene kan fastsettes ved eventuell uenighet. Ved mangel på en slik klausul, må partene bringe saken inn for domstolene for fastsettelse av endelige avtalevilkår ved forlengelse.

Oppsigelsesadgang

Mange tidsbestemte avtaler inneholder ikke en oppsigelsesklausul. Utleier vil naturligvis på den ene siden være tjent med at avtalen ikke kan sies opp, men vår erfaring tilsier at en oppsigelsesklausul likevel kan være nyttig. Her må man foreta en konkret helhetsvurdering avhengig av type leieforhold, markedssituasjon og andre momenter.

Adgangen til å gjøre endringer i leieobjektet

Standardkontrakten fraviker husleielovens bestemmelse om at utleier har adgang til å gjøre forandringer i husrommet. Dersom utleier ønsker å sikre seg slik adgang, må utleier endre standardkontrakten ved å fjerne henvisning til husleieloven § 5-4, eller særskilt regulere adgang til å gjøre endringer i leieobjektet.

For leietaker kan det tilsvarende være behov for å gjøre endringer i lokalene uten utleiers samtykke. Dette bør avtales særskilt.

Det er viktig å avklare hvem som kan bekoste og besørge tilbakeføring av lokalene ved tilbakelevering, og om tilbakeføring er nødvendig for å få kompesasjon. Utleier bør også vurdere behov for en klausul som sikrer plikt til å betale leie frem til lokalene er tilstrekkelig rengjort og fraflyttet.

Ansvaret for vedlikehold

I henhold til standarden er utleier ansvarlig for utvendig vedlikehold og tekniske installasjoner. Utleier vil som regel også være ansvarlig for vedlikehold av fellesarealer, og kostnader til dette dekkes av leietaker.

Leietakers vedlikeholdsplikt gjelder i utgangspunktet innvendig vedlikehold.

For noen leieobjekter kan det være behov for å stille krav til vedlikeholdsarbeidene. Noen typer bygg krever at det for eksempel benyttes riktig typer materialer og kvalifisert arbeidskrav ved vedlikehold osv. (særlig dersom byggets verdi er avhengig av riktig vedlikehold). Utleier kan stille som krav om at leietaker plikter å benytte forhåndsgodkjente firmaer, eller at utleier selv foretar arbeidene etter bestilling fra leietaker, som betaler etter åpen bok.

Kontraktsoverdragelse

Leietaker vil ifølge standarden ikke ha anledning til å overdra kontrakten, heller ikke ved omdannelse av sin virksomhet. Kontraktsoverdragelse hos leietaker vil som utgangspunkt kreve samtykke fra utleier. For leietakere kan det være gunstig å sikre seg rett til overdragelse ved for eksempel fisjon, fusjon eller annen omdannelse. Dette kan ha stor betydning for eiendommens verdifastsettelse.

Utleier vil som utgangspunkt stå fritt til å overdra kontrakten. Leietakere bør vurdere behov for en særskilt regulering av eventuelle begrensninger ved utleiers overdragelse.