Nye regler for hjemmekontor fra 1. juli

18/05/22

Mann holder kaffekopp mens han diskuterer med kollegaer i digitalt møte fra hjemmekontoret

To år med pandemi har ført til vesentlige endringer i hvordan - og i hvilket omfang - man jobber hjemmefra. Dette er bakgrunnen for at regjeringen nå fornyer hjemmekontorforskriften.



Det har skjedd en betydelig samfunnsmessig og teknologisk utvikling siden gjeldende forskrift om hjemmekontor ble vedtatt i 2002. I tillegg har to år med pandemi ført til vesentlige endringer i hvordan - og i hvilket omfang - man jobber hjemmefra. Dette er bakgrunnen for at regjeringen nå har vedtatt endringer i hjemmekontorforskriften. Nedenfor gir vi en oversikt over de viktigste endringene, og hva de vil innebære for din bedrift. De nye reglene trer i kraft fra 1. juli 2022.

De fem viktigste endringene i forskriften er som følger:

  • En presisering av når forskriften gjelder.

  • Hvordan hjemmekontor kan avtales med arbeidstaker.

  • Endringer i arbeidstidsreglene.

  • Tilpasninger knyttet til kravet til forsvarlig arbeidsmiljø.

  • Arbeidstilsynet får tilsynskompetanse.

I hvilke situasjoner gjelder forskriften om hjemmekontor?

Hjemmekontorforskriften vil regulere de samme situasjonene som tidligere, men det er nå inkludert en presisering av når forskriften gjelder. Gjeldende hjemmekontorforskrift omfatter arbeid som utføres i arbeidstakers eget hjem, og som ikke er “kortvarig eller tilfeldig”. Den nye forskriftens § 1 andre ledd fastsetter at forskriften ikke vil gjelde ved “kortvarig eller sporadisk arbeid, med mindre arbeidstaker kun utfører arbeid i eget hjem”. Det innebærer følgende i praksis:

Kortvarig arbeid innebærer

  • Noen få dagers arbeid hjemmefra

  • En til to ukers hjemmearbeid eksempelvis grunnet tilrettelegging grunnet en brukket fot.

  • Jobbe fulltid en måned eller mer hjemmefra, vil sjeldent anses “kortvarig”.

Sporadisk arbeid innebærer

  • Der arbeidstaker tar med seg arbeidet hjem og utfører noen timers arbeid hjemmefra

  • Hjemmekontor mindre enn en dag i uken i snitt

  • Arbeid hjemmefra en dag i uken som en fast ordning, vil ikke anses sporadisk.

Det avgjørende er en helhetsvurdering av hjemmearbeidet, herunder om det har et visst omfang og utføres jevnlig.

Et vanlig spørsmål som har vært reist, er om arbeid utført andre steder enn arbeidstakers hjem er omfattet av forskriften. Det kan eksempelvis være arbeid utført fra arbeidstakerens hytte eller båt. Departementet er klare på at forskriften bare gjelder for arbeid utført i arbeidstakerens eget hjem. For annen type fjernarbeid er det arbeidsmiljølovens regler som gjelder så langt de passer.

Må hjemmekontor avtales skriftlig?

Som tidligere, må hjemmekontor som er omfattet av forskriften avtales skriftlig med arbeidstakeren også etter de nye reglene. Avtalen må gjelde omfanget av hjemmearbeidet, arbeidstidet for hjemmearbeidet, forventet varighet dersom avtalen er midlertidig m.v. 

Hvis hjemmekontor skyldes pålegg eller anbefalinger fra myndighetene, er det imidlertid tilstrekkelig at arbeidsgiver skriftlig orienterer arbeidstakeren om hjemmekontor. Arbeidsgiver må imidlertid å drøfte informasjonen med de tillitsvalgte før den gis. 

Gjelder arbeidsmiljølovens regler for arbeidstid? 

I den nye forskriften vil de særskilte reglene om unntak fra flere av de sentrale arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven oppheves.

Fra 1. juli 2022 vil derfor arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid også gjelde på hjemmekontor. Arbeidsgivere og arbeidstakere kan og må derfor forholde seg til de samme arbeidstidsreglene uavhengig av om arbeidet utføres fra hjemmekontor eller på kontoret.

 

Arbeidsgivers ansvar for et forsvarlig arbeidsmiljø

Selv om arbeidet utføres hjemmefra vil arbeidsgiver ha ansvar for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø “så langt det er praktisk mulig”. Det er nå også presisert at denne plikten også gjelder for det psykososiale arbeidsmiljøet. Erfaring fra pandemien viser at mange ansatte har opplevd isolasjonen på hjemmekontor som utfordrende, og departementet har på den bakgrunn valgt å fremheve dette særskilt.

For å oppfylle kravet til et forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø vil det være viktig at arbeidsgiver utformer arbeidet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. Internkontrollrutinene må også inkludere helse, miljø og sikkerheten til de ansatte på hjemmekontoret.

Hvem fører tilsyn med at arbeidsgiver følger reglene?

I dag gir Arbeidstilsynet veiledning om bestemmelsene i forskriften, men har ikke myndighet til å føre tilsyn med forskriftens bestemmelser, jf. forskriften § 7. Etter 1. juli 2022 vil Arbeidstilsynet også føre tilsyn med at bestemmelsene i forskriften blir overholdt. Arbeidstilsynet vil også kunne gi pålegg og treffe enkeltvedtak som er nødvendig for gjennomføring av bestemmelsene i forskriften.

 

Hva innebærer endringene for din bedrift?

Forskriftsendringene innebærer for det første en forenkling for arbeidsgiver når det gjelder håndtering av hjemmearbeid i situasjoner hvor det er påkrevd som følge av pålegg eller anbefalinger fra myndighetene. 

For arbeidsgivere som frem til nå har forholdt seg til någjeldende forskrifts arbeidstidsbestemmelser, anbefaler PwC at arbeidstakernes arbeidsavtaler og avtaler om hjemmekontor gjennomgås og endres slik at disse er i tråd med det nye regelverket. 

For øvrig anbefaler PwC at arbeidsgiver

  • Sørger for avtaler med hver enkelt arbeidstaker om hjemmekontor hvor hjemmekontorordningen verken er kortvarig eller sporadisk. 

  • Innfør rutiner for oppfølging av ansatte på hjemmekontor. Ha faste digitale møteplasser, og gi de ansatte mulighet til å delta digitalt på møter. 

  • Gjennomgå internkontrollrutinene, for å sikre at hjemmekontoret  er reflektert i HMS- arbeidet.

Våre arbeidsrettsadvokater har har bred erfaring med gjennomgang og oppdatering av arbeidsavtaler og compliance. Vi kjenner godt til de helse, miljø og sikkerhetsutfordringer hjemmekontoret kan innebære. Vi bistår gjerne med en oppdatering av selskapets arbeidsavtaler og/eller avtale om hjemmekontor, eller å diskutere praktiske spørsmål knyttet til bruken av hjemmekontor.

 


Kontakt oss

Bjørn Eivind Strømman

Bjørn Eivind Strømman

Advokat | Senior Associate, PwC Norway

Tlf: 474 41 635