Digital samhandling holder hjulene i gang

Nå jobber vi sammen digitalt

For å begrense smittefaren av Coronaviruset, har PwC tilrettelagt for, og rigget sine ansatte i trygge arbeidsforhold på hjemmekontor. 

- Vi tar denne situasjonen på største alvor, og har gjort store tiltak internt for å hindre og begrense smittefaren av Coronaviruset. Vår største jobb nå er å ivareta både ansatte og kunder på best mulig måte, forteller Hallvard Aarø, leder for PwC Region Vest.

-Vi har derfor anmodet alle våre ansatte til å jobbe hjemmefra, og benytte digitale samhandlingsverktøy som vi allerede har godt implementert som en naturlig arbeidsform hos oss i PwC. Dette kommer godt med nå som vi alle er nødt til å jobbe sammen, hver for oss, sier Aarø.

Digitale samhandlingsverktøy gjør det mulig å jobbe som før

Å jobbe hjemmefra er fullt mulig med de digitale løsningene og verktøyene som finnes i dag. Man er ikke lenger avhengig av å være i samme rom for å gjennomføre møter eller samarbeide med kunder eller kolleger. I PwC har vi vært operative på samhandlingsplattformer som Google Meet og Google Chat i noen år allerede, og har god erfaring med hva som skal til for å få en slik arbeidsform til å fungere effektivt og optimalt, forteller Ruben Nøttveit fra PwC.

Nøttveit forteller videre at de har mange gode eksempler på at samhandling internt og med kunder fungerer godt ved bruk av digitale verktøy som Microsoft Teams, Google Meet og Google Chat. Det er i tillegg utviklet flere gode verktøy for samhandling på digitale tavler, ad-hoc spørreundersøkelser mm. som med fordel kan benyttes i digitale møter.

- Vi organiserer i dag store workshops og ledersamlinger, større og mindre møter gjennom digitale verktøy,sammen med, og for kundene våre. Det krever godt forarbeid og god planlegging for at dette skal fungere optimalt og effektiv, forteller Nøttveit.

Tips til gjennomføring av digitale møter

• Inviter dem du jobber med til en løsning for chat. For eksempel via Microsoft Teams eller Google Chat.  

• Hold kortere møter med færre deltakere. 

• Hyppigere møtefrekvens, avtal gjerne et par halv-timers møter for dagen for å holde jevn dialog med teamet. Dette er også med på å engasjere gjennom dagen og bryte opp det litt monotone ved å sitte på hjemmekontor.

• Forberedelser er viktig for at møtet skal bli en suksess. Vær tydelig på agenda og formål på møtet, og sørg for å beskrive noen oppgaver møtedeltakerne kan forberede seg på. Avtal etterarbeid direkte i møtet, og sørg for å dokumentere og sende dette ut til møtedeltakerne like etter.

• Involver alle møtedeltakerne ofte i løpet av møtet, helst hvert 5.-10. minutt. Eksempler på dette er raske spørreundersøkelser (Mentimeter), runde rundt "det digitale bordet" o.l.

• Lag møteregler dersom det er mange deltakere i møtet og om noen har spørsmål. Bruk chatfunksjonen til å signalisere at du ønsker ordet -fasilitator kan da føre en ryddig samtale.

-Heldigvis var vi godt i gang med implementering av Microsoft Teams før Coronakrisen sendte alle hjem, forteller Cecilie Bertelsen fra BKK.

I forbindelse med at BKK flytter fra de gamle kontorene på Kokstad, til nye åpne kontorlandskap i Skipet, startet de i vinter arbeidet med å etablere MS Teams som samhandlingsplattform for alle sine ansatte.

-Målsettingen med prosjektet har vært å forbedre måten vi samarbeider og samhandler på i BKK. Selskapet er i vekst og vi har behov for å bedre måter å kommunisere på ettersom vi er mer distribuert på flere lokasjoner enn tidligere. Vi så behovet for en felles samhandlingsplattform for å kunne arbeide effektivt i en moderne verden, der arbeid ikke lenger er et sted du går til, men er noe du gjør, forteller Cecilie Bertelsen.

Etter utbruddet av Coronaviruset, var BKK tidlig ute med å iverksette en rekke kraftige tiltak som eskaleres fortløpende. Torsdag ble BKK satt i beredskap.

-Konsekvensene av covid-19 er en situasjon vi tar på høyeste alvor. Hele vår moderne hverdag er basert på strøm, og BKK har en samfunnskritisk oppgave i å opprettholde strømforsyning. I forbindelse med at BKK ble satt i beredskap, ble også alle ansatte, med mulighet for hjemmekontor, pålagt å arbeide hjemmefra. Vi har i denne sammenheng sett viktigheten av å legge til rette for en effektiv arbeidsplass, også fra hjemmekontor, fortsetter hun.

-Nå ser man virkelig behovet og nytten av å ha en god digital samhandlingsplattform og gode verktøy hvor man sømløst kan jobbe fra ulike lokasjoner. Men det krever en god struktur og en godt gjennomarbeidet plan i bunn. Heldigvis hadde vi allerede en plan før convid-19 kom og snudde opp ned på arbeidsdagen vår, sier Bertelsen.

Ønsker du hjelp til å få din virksomhet opp å gå med digitale samhandlingsverktøy, tar du kontakt med oss i PwC. Vi er klare til å bistå dere.

Digitale stjerner

Det ble en pangstart på prosjektet for de ansatte i BKK, da alle i løpet av bare timer ble sendt hjem med skjermer og maskiner i hendene. Mange av dem har ikke brukt TEAMS tidligere, og nå er største prioritet til BKK å få alle opp å gå med de digitale verktøyene.

-I vinter startet vi planlegging av arbeidet med overgangen til Teams. Vi har hatt et fokus på at det er mer enn teknologi og en plattform som skal leveres. Ny teknologi og nye måter å arbeide på må absorberes i miljøet hvor det skal brukes. Vi gikk derfor ut i organisasjonen og søkte etter Digitale stjerner. Vi fikk raskt over 40 innovative brukere som ønsket å ta i bruk nye verktøy og være digitale fyrtårn og endringsagenter ute i selskapene. Dette er vi veldig glad for nå! Det vil gjøre implementeringen mye mer effektivt, raskt, forteller Bertelsen.