Fremtidens økonomifunksjon

PwCs benchmark 2018

-Hvor digitale og kostnadseffektive er dagens økonomifunksjoner?


I årets benchmarkanalyse får du innsikt i hvor langt dagens økonomifunksjoner er kommet på den digitale reisen og hva som kjennetegner de mest effektive og produktive norske økonomifunksjonene i ulike bransjer.

 

Hvorfor er de beste best?

Dagene er talte for manuell bokføring og behandling av inngående faktura. I stedet beveger de mest kostnadseffektive og produktive selskapene seg i retning av helautomatiserte løsninger for bokføring og håndtering av inngående faktura.

Benchmarkundersøkelsen viser at virksomheter som følger med på den teknologiske utviklingen og tar i bruk ny teknologi også er de som er mest kostnadseffektive. Disse selskapene har et kostnadsnivå som er en tredjedel av den gjennomsnittlige økonomifunksjonen.

De beste økonomifunksjonene har også gjennomgående bedre kvalitet, kontroll og forretningsinnsikt, samt høyere produktivitet i økonomifunksjonen.

 

Økonomifunksjon

 

Digitalisering virker - men for få er i gang…

 

Vår undersøkelse viser at

 

  • Kun 1 av 4 økonomifunksjoner har tatt i bruk ny teknologi for å effektivisere viktige prosesser.

  • 1 av 4 bruker et integrert system for ledelsesrapportering. De øvrige virksomhetene bruker excel.

  • 8 av 10 har tatt i bruk elektronisk faktura.

  • Kun 3% har tatt i bruk AI eller RPA (robotic process automation) for å effektivisere prosesser.
  • Medarbeiderne hos de "beste 25%" er 3 ganger så produktive som gjennomsnittet.

 

Utviklingen fra 2016 viser at de “beste 25%” i løpet av de siste to årene har effektivisert økonomifunksjonene med 20%. De resterende viser liten forbedring i kostnadseffektivitet.

Så hva gjør de beste økonomifunksjonene?

 

  • De beste har integrerte systemer for ledelsesrapportering.
  • De beste har digitalisert en større del av prosess fra kjøp til betaling (purchase-to-pay) ved implementering av integrert innkjøpssystem med automatisk bestilling, godkjennelse av ordre, matching av faktura og betaling.
  • De beste har større grad av integrasjon mellom ulike systemer og utnytter mulighetene i eksisterende ERP-løsning.

  • De beste har større fokus på standardiserte prosesser og tydelig definerte roller.

  • De beste har fokus på Lean (kontinuerlig forbedring) og kompetanseutvikling.

  • De beste er de som rapporterer at de i størst grad ønsker å bli bedre…

Utnytt potensialet i ditt ERP-system

 

Den digitale revolusjonen innebærer at teknologien som brukes i økonomifunksjonen ikke bare blir mer avansert, men at den også blir rimeligere å anskaffe og enklere å bruke.

De beste økonomifunksjonene utnytter funksjonalitetene som finnes i eksisterende ERP-løsninger, samt har større grad av integrasjoner mellom systemer. De oppgraderer oftere til nyeste versjon av systemene og tar i bruk ny funksjonalitet.

Undersøkelsen viser også at kun 24% av virksomhetene bruker et integrert system for ledelsesrapportering. Dette er en forutsetning for å sikre god datakvalitet, relevant og pålitelig rapportering.

Nyere versjoner av ERP-systemer støtter kritiske forretningsprosesser og reduserer behovet for manuelt arbeid.

 

Digitalisert prosess fra kjøp til betaling (P2P)

 

Vår analyse viser at det ikke lenger er nok å kun implementere e-faktura for å være blant de beste økonomifunksjonene. Virksomhetene må effektivisere og automatisere hele prosessen fra kjøp til betaling. Vi ser at de beste tar i bruk 3-veis match eller en helintegrert innkjøpsmodul, det er først her vi ser de store kostnadsbesparelsene. 

Digitalisering av P2P - grad av modenhet
Digitalisering av P2P - grad av modenhet

Utnyttelse av ny teknologi

Det er få selskaper som har tatt innover seg den innvirkningen AI og robotisering vil ha på økonomifunksjonene. Det er kun noen få av virksomhetene i vår undersøkelse som har tatt dette i bruk og vi mener at økonomifunksjonene må fokusere mer på dette fremover.

I PwCs global CEO survey fra 2018 kommer det frem at halvparten av verdens toppledere har lite innsikt og kunnskap om hvordan AI vil påvirke selskapet fremover.

Vi vil spesielt trekke frem tre teknologier som vil ha stor betydning for økonomifunksjonen fremover, henholdsvis roboter, kunstig intelligens (AI) og blockchain.

 

Hva er Robotic process automation (RPA)?

RPA er en måte å automatisere arbeidsprosesser eller oppgaver på slik at vi mennesker får frigjort ressurser til å kunne gjøre annet, mer verdifullt arbeid.

På samme måte som industriroboter har tatt over repetitive oppgaver i produksjonsindustrien, kan disse robotene gjøre det samme for administrative og regnskapsmessige  oppgaver.

RPA-robotene følger en regelbasert logikk og styrer tastatur og mus i de samme programmene som vi mennesker bruker. Det medfører at RPA enkelt kan brukes til å samhandle med applikasjoner uten at det må investeres i dyre integrasjoner.

 

Hva betyr dette for deg og din bedrift?

RPA vil typisk være egnet for å "lappe på" arbeidsprosesser der eksisterende systemstøtte er avvikende eller manglende. Dette kan for eksempel være kontroll av reiseregninger i økonomifunksjonen. Målet er å håndtere manuelle prosesser på en så billig og effektiv måte som mulig.  

RPA er mindre egnet å bruke der arbeidet er basert på skjønnsmessige vurderinger. Den store gevinsten ved RPA oppnås oftest ved at man kombinerer tradisjonell prosessforbedring (f.eks. LEAN) med konkrete tiltak som kan oppnås ved hjelp av robotteknologi. På denne måten kan man identifisere hvor RPA vil fungere som et effektiviseringstiltak.

Ukritisk bruk av roboter kan føre til et lappeteppe av kortsiktige løsninger som glatter over de underliggende problemene knyttet til it-infrastruktur og prosesser. Før RPA tas i bruk er det derfor viktig å gjøre en vurdering av bruk av RPA sett opp imot oppgradering av systemer, bruk av forretningsregler i systemer og ren effektivisering av arbeidsprosesser.

I 2017 gjorde PwC US en undersøkelse for å se hvor langt amerikanske selskap innen finansielle tjenester har kommet i å ta i bruk roboter. Trenden er at selskapene nå har begynt å ta i bruk denne teknologien, hvor 11% anser seg som “ledende”. Det vil si at de har tatt i bruk teknologien i full grad. Og 19% er på vei dit. Les mer her

 

Robotic Process Automation

Hva er kunstig intelligens?

Kunstig intelligens (Artificial Intelligence - AI) er et nokså bredt begrep som dekker alt fra dedikerte oppgaver en datamaskin kan gjøre veldig bra (såkalt svak AI) som f.eks. å identifisere innhold i bilder eller spille sjakk, til generell kunstig intelligens (såkalt generell AI) som er systemer som kan trenes til nær sagt hva som helst.

Kunstig intelligens utmerker seg for oppgaver som krever såkalte kognitive egenskaper (resonnering, mønstergjenkjenning og læring) hvor datamaskiner tidligere ikke har kunne konkurrere med mennesker. Eksempler på dette er oppgaver rundt bildegjenkjenning og språkforståelse.

 

Hva betyr dette for deg og din bedrift?

Kunstig intelligens vil de nærmeste årene helt klart kunne hjelpe til med å automatisere bestemte oppgaver. For eksempel: kontering av inngående fakturaer eller saksbehandling.

Ved å kombinere roboter og kunstig intelligens vil selskaper kunne ta enda et steg videre i automatisering og effektivisering av regnskapsfunksjonen. Et eksempel på hvordan kunstig intelligens kan benyttes er eksempelet med at en robot matcher inngående faktura og ordre, men at den stopper opp på et avvik og at det må gjøres en manuell korreksjon.

Ved bruk av kunstig intelligens vil roboten lære av korreksjonen økonomimedarbeideren gjør slik at den ved neste anledning vil kunne ta en avgjørelse basert på tidligere erfaring. Et system med kunstig intelligens kan lære basert på historikk. Regnskapsmedarbeider sin rolle vil endres mot mer analytiske vurderinger av risiko for feil i prosessen og mer verdiskapende kompetanseoppgaver.

Les mer om hvordan vi predikerer at kunstig intelligens vil påvirke selskaper fremover 

 

Kunstig intelligens

Blockchain på 1-2-3

Blockchain kan forklares som en distribuert elektronisk hovedbok som bruker programvare algoritmer for å registrere og bekrefte transaksjoner med pålitelighet og anonymitet. Det er særlig finansbransjen gjennom betalingsløsninger som har hatt fokus på denne teknologien.

Nå ser vi også at andre bransjer har begynt å se på muligheter. Gjennom blockchain gis det en digital identitet som er sporbar og kryptert, slik at alle har tilgang til den samme informasjonen og hvem som har gjort hva kan verifiseres. På den måten reduserer blockchain behovet for manuelt arbeid og gir økt tillit uten å gå via en tredjeperson som skal verifisere dataene. Denne teknologien kan derfor tenkes benyttet innenfor blant annet regnskap og revisjon.

Gjennom bruk av blockchain vil et regnskap kunne oppdateres automatisk når transaksjoner gjennomføres, noe som også kan redusere behovet for innrapporteringer.  Les mer... 

 

Hva betyr det for deg?

Blockchain er fortsatt en teknologi under utvikling og det er ingen tegn på at den umiddelbart vil utgjøre en stor trussel eller mulighet for de fleste virksomheter.

Teknologien krever en bred enighet om nye standarder i virksomhet-til-virksomhet interaksjon.

Den vil mest sannsynlig gjøre sin inntreden i form av nye, mer effektive og billigere tjenester levert av kjente transaksjonstunge virksomheter som implementerer teknologien som en del av sine kjernesystemer. Men uten at sluttbruker trenger å forholde seg til teknologien i særlig grad.

 

Blockchain

Lean drift

 

Stadig flere innser at manuelle prosesser må standardiseres og automatiseres. Lean bidrar til å optimalisere arbeidsprosesser og strømlinjeforme rutinearbeid, slik at det frigjøres tid til analyse, innsikt og samarbeid med forretningsområdene. Filosofien fokuserer på det som skaper verdi for kunden for å identifisere hva man skal gjøre mer av og hva man skal slutte å gjøre.

De beste virksomhetene har implementert Lean som en del av kulturen i organisasjonen og jobber dermed med kontinuerlig forbedring. Det er derfor viktig med forankring hos ledelsen og medarbeiderinvolvering. Les mer om Lean 

 

God styringsinformasjon

 

Styringsinformasjon skal gi økonomisk innsikt og råd til utvikling av hele selskapet, den skal være relevant og tidsriktig. Det er svært få virksomheter i vår undersøkelse som har et integrert dashboard hvor finansielle data og analyser blir tilgjengelig for virksomheten i realtid. Data i realtid er et av mange krav som gjør at økonomifunksjonene må jobbe smartere.

Fremover vil det handle om å bruke mer tid på analyser og fremtidsrettet beslutningsstøtte og mindre tid på tradisjonell transaksjonshåndtering og periodeavslutning. Implementering og utnyttelse av teknologi er avgjørende for å få til dette.

Se også vår benchmark om ledelsesrapportering, hvor du får innsikt i beste praksis

IT-sikkerhet

 

Med ny teknologi kommer også nye utfordringer knyttet til IT-sikkerhet. Vår analyse viser at 65% av virksomhetene har få eller ingen operative kontroller for IT-sikkerhet og tre av fire har ingen opplæring av ansatte knyttet til dette. Virksomhetene har i for liten grad tatt inn over seg cybersikkerhetsutfordringene som følger av ny teknologi.

I PwCs global CEO survey 2018 svarer 40% at de frykter cyber-trusler. Resultater fra PwCs årlige undersøkelser om cybersikkerhet, informasjonssikkerhet og risikostyring viser at ledere bekymrer seg for IT-sikkerhet i økende grad enn tidligere.

Hele 68% av respondentene i Cyber Crime Survey 2017 rapporterer at deres virksomhet har opplevd økonomiske omkostninger som følge av cyberangrep de siste 12 månedene. Les mer her

 

 

 

Kontakt oss

Marianne Brusdal
Partner | Leder Accounting, PwC Norway
Tlf: 952 60 702
Kontakt meg

Anniken Teres Pedersen
Senior Associate, PwC Norway
Tlf: +47 995 45 417
Kontakt meg

Følg oss