Effektive økonomifunksjoner

Hvilke forbedringsområder står i søkelyset til økonomifunksjonen i 2020?

72%

Ønsker å effektivisere prosesser gjennom automatisering

44%

Har et mål om å forbedre eksisterende ERP-løsning

36%

Ønsker å avskaffe budsjetter og implementere dynamisk styring (el. Beyond budgeting)

Hva kjennetegner en kostnadseffektiv økonomiavdeling?

Vår benchmark gir virksomheter bedre innsikt i egne prestasjoner knyttet til arbeidsprosesser, effektivitet og digital modenhet i økonomifunksjonen.

Resultatet er basert på intervjuer og benchmarking av over 70 nasjonale - og 700 internasjonale økonomifunksjoner. Hva viser resultatene og hvordan arbeider de mest effektive?

Effektive økonomifunksjoner bruker mer tid på innsikt og analyse og har styrket rollen som en strategisk forretningspartner

De mest effektive bruker mindre tid på transaksjonsprosessering og mer tid på analyse av data og å konvertere tall til innsikt. Sammen med automatiserte løsninger for internkontroll og rapportering, øker også kvaliteten på beslutningsinformasjon. Dersom virksomhetene utnytter tilgjengelig teknologi kan ressurser frigjøres til mer verdiskapende aktiviteter.

Ønsker du en benchmark av din bedrift?

For å få til varig endring i økonomifunksjonene må man ha med seg motiverte medarbeidere på laget. Vår erfaring er at de aller fleste medarbeidere ønsker å være involvert når økonomiavdelingen skal utvikles. Vi ser at involvering bidrar til økt motivasjon og økt sannsynlighet for at virksomheten lykkes med sitt forbedringsarbeid.

Fredrik Aaslestad, leder CFO Advisory i PwC.

Analyse, beslutningsstøtte og kompetanseheving

Manuell transaksjonshåndtering og behandling av fakturaer er tidkrevende og ineffektivt. Mange økonomifunksjoner tar i bruk automatiserte løsninger for å effektivisere sine kjerneprosesser. Undersøkelsen viser at en økonomifunksjonen er effektiv når minst 75% av kapasiteten brukes på skape innsikt, lage nyttige analyser og bidra med beslutningsstøtte til ledelsen. Dette er aktiviteter som skaper merverdi og hvor man opptrer mer som en rådgiver og sparringspartner for selskapet.

Årets undersøkelse viser at de mest effektive bruker vesentlig mer tid på analyse og annen beslutningsstøtte enn det de mindre effektive økonomifunksjoner gjør. I tillegg har de høy teknologimodenhet og klarer å utnytte teknologi for å forbedre prosesser og sikre god kvalitet i beslutningsgrunnlaget.

Kjennetegn ved de mest effektive økonomifunksjonene:

50%

flere superbrukere knyttet til økonomisystemer

60%

høyere kostnader til kompetanseheving hos de ansatte

30%

mer av ressursene benyttes til analysebaserte oppgaver

At vi ikke lenger bruker tid på budsjettering og avviksanalyser har frigjort mye av controllerens tid som nå i stedet benyttes til mer verdiskapende aktiviteter for selskapet. Dette setter de i stand til å utfordre, samt være gode forretningspartnere for lederne våre.

CFO i RiksTV

Visste du at den gjennomsnittlige økonomifunksjonen har seks ganger så høye kostnader sammenlignet med de mest effektive økonomifunksjonene?

Totale kostnader knyttet til drift av økonomifunksjonen dividert på total omsetning gir en god indikasjon på hvor effektivt man drifter. Her er det imidlertid viktig å understreke at det er store ulikheter mellom bransjer. I årets undersøkelse ser vi at de 25% mest effektive, uavhengig av bransje, har blitt langt mer kostnadseffektive. Den gjennomsnittlige økonomifunksjonen har faktisk økt sine kostnader. Utviklingen tilsier derfor at de beste blir stadig bedre og at resten har stagnert:

Totale kostnader for økonomifunksjonen i prosent av omsetningen

De beste økonomifunksjonene har blitt 51% mer kostnadseffektive
Den gjennomsnittlige økonomifunksjonen har økt kostnadene med 19%
Medianen av økonomifunksjonene har redusert kostnadene med 5%

(Sammenlignet mot 2016)

Vår undersøkelse indikerer at de beste jobber kontinuerlig med å utnytte teknologien og derigjennom oppnår stordriftsfordeler. Dette tilsier at de mest effektive økonomifunksjonene klarer å håndtere økte transaksjonsmengder, samtidig som de vrir kapasiteten over på analyse og beslutningsstøtte.

Mange effektiviseringstiltak er ofte knyttet til skjæringspunktet mellom økonomi og IT.

For å utnytte potensiale i et ERP-system vil det være nødvendig å ha fornuftige integrasjoner mot forsystemer og andre systemer som skal utveksle data med ERP-systemet.

Kun 20% har et skybasert ERP- eller regnskapssystem.
Kun 34% har full integrasjon mellom ERP- eller regnskapssystem og andre systemer, eller ERP-systemet inneholder alle applikasjoner (Salg, innkjøp, lager mm.).
Kun 24% jobber kontinuerlig med å strømlinjeforme arbeidsprosessene slik at de er tilpasset ERP-/regnskapssystemets standardløsning.

Utnytt eksisterende funksjonalitet i systemene, og se på mulighetene for å anskaffe ny teknologi som kan automatisere dataflyt, samt løse tidkrevende og repeterende manuelle oppgaver.

Sørg for økt kvalitet gjennom at like oppgaver løses mest mulig likt og riktig hver gang. Etabler hensiktsmessig kvalitetskontroller og jobb med å kontinuerlig standardisere prosesser, rutiner og arbeidsoppgaver.

Endringsprosesser på tvers av teknologi og ansatte er krevende. Undersøkelsen viser at de meste effektive økonomifunksjonene også investerer mest i kompetanseløft hos sine ansatte.

Bruk tilgjengelig data for å skape innsikt i forretningsprosesser, kunder og lønnsomhet. De fleste selskaper i dag har enorme mengder data, men klarer ofte ikke å utnytte dette til sin fordel.