Bærekraftsrapportering: — Ikke vent med å investere i systemer

EUs bærekraftsdirektiv (CSRD) og de tilhørende standardene (ESRS) hever lista for bærekraftsrapportering, med betydelig utvidelse i informasjonen som skal rapporteres og krav til attestasjon. Omtrent 2100 norske selskaper treffes av de nye rapporteringskravene. Først ut er de største foretakene av allmenn interesse. 

— Det er mye og omfattende informasjon som skal innhentes, og mange virksomheter er nødt til å rapportere på datapunkter de aldri har innhentet tidligere. Større datamengde innebærer også at det blir flere kokker i rapporteringsarbeidet, som gjør at det blir vanskeligere å sikre kvalitet, forklarer Ingunn Rognlien, direktør i PwCs bærekraftsteam.

Les også: Nå likestilles bærekraftsrapportering med finansiell rapportering

Teknologibasert bærekraftsrapportering vil hjelpe selskapene å møte økte krav til kvalitet

En viktig endring er at EUs bærekraftsdirektiv stiller krav til at bærekraftsrapporten skal revideres av ekstern revisor, og dermed ha den samme kvaliteten som selskapets finansielle rapportering.

— Ikke bare skal selskapene samle inn større mengder data, de må også sikre pålitelig, tidsriktig og reviderbar informasjon. Teknologidrevet rapportering vil sikre høyere kvalitet på informasjonen og redusere menneskelige feil, sier Rognlien. 

For å underbygge poenget forteller hun at mange selskaper nå ser at de ikke lenger kan stole på manuelle prosesser i regneark, med input fra kilder som mailkorrespondanse. 

—  Når omfanget og kravene til kvalitet øker, blir det en utfordring å kjøre alt i Excel — særlig når det kommer til rapportering på mer komplekse lovverk. Et godt eksempel er åpenhetsloven, hvor virksomhetene er nødt til å innhente informasjon fra hele leverandørkjeden, eller rapportering av et fullstendig klimaregnskap (Scope 1-3), som blir et krav for mange selskaper gjennom CSRD.  

Digitale verktøy vil gi effektive prosesser fra start

For å spare selskapene for unødvendig dobbeltarbeid, er Rognlien opptatt av å etablere effektive prosesser fra start.

— De som anskaffer digitale verktøy, kan allerede nå etablere rutiner etter hvordan systemene er bygget opp. Det gjør at de slipper å etablere nye manuelle rutiner, for så å måtte gjøre samme øvelse på nytt ved anskaffelse av et system. I tillegg vil digitale prosesser spare selskapene mye tid i innsamlingsprosessen og i forbindelse med attestering og ettergåelse i etterkant, sier Rognlien. 

Naturlig at ansvaret for CSRD havner i økonomifunksjonen og på CFOs agenda

Marianne Brusdal, partner og leder for CFO Solutions i PwC, mener vi er nødt til å se på eksisterende prosesser for finansiell rapportering og bruke erfaringer derfra til å bygge opp prosesser for bærekraftsrapporteringen. 

— Det er naturlig at ansvaret for CSRD havner i økonomifunksjonen og på CFOs agenda. Økonomiavdelingen er eksperter på rapportering av høy kvalitet og den eksisterende rapporteringskunnskapen er overførbar. I tillegg har selskapets CFO som regel et forhold til alle som sitter med budsjettansvar på tvers av organisasjon, og er ofte godt posisjonert til å se det store bildet og hvordan ansvaret for nye datapunkter skal fordeles, mener Brusdal. 

Brusdal opplever at stadig flere interessenter krever at bærekraft blir en integrert del av virksomhetens rapportering. Det betyr at bærekraft må være en naturlig del av de typiske styringsverktøyene. 

— Selskaper som er mer erfarne på bærekraftsrapportering ønsker ofte hyppigere rapportering. Eksempelvis vil mange inkludere utvikling på bærekraftsmål- og strategi i rapportering på månedsnivå. For å gjøre prosessen så effektiv som mulig, anbefaler vi at økonomiavdelingen får et overordnet ansvar for prosessen og den endelige rapporten, og at de som har ansvaret for det operasjonelle bærekraftsarbeidet får et delansvar for mye av det kvalitative innholdet, sier hun.

Oversikt over systemlandskapet

Rognlien anbefaler selskapene å vurdere hvilke behov de har for beregning av datapunkter. I tillegg bør de ta et standpunkt til hvor og hvordan data skal oppbevares og samles. — Mange har datavarehus eller data lakes til dette formålet, men det er også muligheter for det i noen rapporteringssystem, forklarer hun.

Her gir hun en kort innføring i det som typisk vil være selskapets overordnede systembehov: 1) transaksjonssystemer, og 2) systemer for å utarbeide selve bærekraftsrapporten.

Hvordan går du frem når du skal velge system?

Rognlien forteller at systemlandskapet er bredt, og at det stadig kommer nye aktører på markedet. Eksempelvis finnes det en rekke norske og nordiske aktører, hvor enkelte har vært godt etablert innenfor olje- og gassindustrien. I tillegg er det mange store globale aktører som lanserer nye systemer spesialisert på bærekraftsrapportering. 

— Forrester og Verdantix, to anerkjente rådgivningsselskaper, har sammenlignet noen av de etablerte norske og nordiske aktørene opp mot en rekke globale leverandører. Kriteriene de har lagt til grunn er blant annet datahåndtering og -struktur, brukervennlighet, reviderbarhet, brukeradopsjon, og leverandørens organisatoriske og finansielle ressurser til utvikling av systemet for å møte kundens behov. På bakgrunn av sammenligningen anbefaler de å bruke de store globale systemene, fordi de har størrelsen og musklene til å holde tritt med den lynraske utviklingen. Samtidig vil virksomhetsspesifikke behov avgjøre hvilket system som egner seg best til hver enkelt virksomhet, sier Rognlien.

I en jungel av systemer, hvor stadig nye aktører kommer til, kan det være vanskelig å finne systemet som passer best for ditt behov. Vi har laget en sjekkliste for hva du må tenke på når du starter din anskaffelsesprosess: